Khi mở quán cafe, nhiều người vì lý do không biết cách quản lý quán cafe cũng như không kiểm soát được doanh thu; nhân viên nguyên vật liệu đã sớm phải đóng cửa quán chỉ trong thời gian ngắn. Việc thiếu kinh nghiệm quản lý sẽ rất dễ dẫn đến những thất thoát không đáng có, khiến khách hàng nhanh chán nản với dịch vụ của bạn. Vậy trước khi mở quán cafe, bạn cần phải trang bị những kỹ năng quản lý gì? Cùng lưu lại 5 kinh nghiệm quản lý quán cafe mà Artani Design chia sẻ dưới đây nhé.
1. Kinh nghiệm quản lý quán cafe: Kiểm soát chất lượng sản phẩm
Trong kinh doanh cafe hay nước giải khát, chất lượng sản phẩm phải đi liền với công thức pha chế. Với cương vị là người làm chủ, bạn cần phải biết được mùi vị của món nước; cùng với đó là mức độ hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ. Trong thực đơn chung, hãy tạo ra một vài loại thức uống mang đặc trưng riêng cho thương hiệu của bạn. Từ đó đảm bảo và duy trì được chất lượng của món đồ uống đó. Đây cũng là giá trị cốt lõi mà quán cafe nào cũng nên hình thành.
Chất lượng đồ uống tại quán của bạn vào mọi thời điểm hay địa điểm đều phải gần như tương đương nhau. Từ thời điểm quán vừa đi vào hoạt động đến khi đã duy trì được lượng khách nhất định hay mở thêm chi nhánh khác. Chất lượng đồ uống của bạn phải được giữ ở mức ổn định hoặc nâng cấp lên mức ngon hơn.
2. Quản lý doanh thu, dòng tiền của quán cafe
Điều mà bất cứ người làm kinh doanh nào cũng quan tâm khi mở quán cafe chính là lợi nhuận. Là một người làm chủ, bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặt chẽ để tiền bạc không bị hao hụt. Việc quản lý dòng tiền của quán cafe bao gồm 2 công việc chính quản lý khoản thu và khoản chi.
Giải pháp tốt nhất để bạn quản lý thu chi chặt chẽ là thường xuyên đối chiếu các khoản chi phí lại với nhau. Ví dụ như các khoản chi thì sẽ bao gồm chi phí của nguyên liệu, lương nhân viên, tiền nhập hàng, phí phát sinh, phí duy trì, phí marketing,… Chi phí được tính theo thời gian ngày, tuần, tháng.
Ngoài ra, bạn cũng cần hướng dẫn cho nhân viên của mình quản lý các khoản thu chi một cách kỹ lưỡng. Thường xuyên nhắc nhở nhân viên giữ lại toàn bộ các giấy tờ giao dịch như: hóa đơn bán hàng, giấy ký nhận ngân hàng, phiếu nhập/xuất kho, bill điện nước… để bạn dễ dàng đối chiếu.
Một giải pháp tối ưu, toàn diện dành cho các chủ quán hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Đây là những phần mềm được thiết kế phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe, giúp người kinh doanh giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý.
3. Kinh nghiệm quản lý quán cafe: Quản lý nhân viên của bạn
Để một hệ thống phát triển lâu dài và bền vững; điều đầu tiên đó chính là tuyển chọn những nhân viên có thái độ tốt. Hãy nhớ rằng, một nhân viên có ít kinh nghiệm có thể đào tạo được. Nhưng một nhân viên có thái độ không tốt trong công việc và phục vụ sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán. Một vài vấn đề từ nhân viên thường gặp phải khi kinh doanh cafe bạn có thể lưu ý như: Nhân viên thái độ không tốt với khách hàng; nhân viên ăn cắp thời gian hoặc tiền bạc gây thất thoát cho quán cafe. Do đó, để quán của bạn hoạt đổng ổn định bạn cần tuyển chọn những nhân viên có thái đội và tác phong làm việc tốt.
Một kinh nghiệm quản lý quán cafe hay nữa chính là hãy thường xuyên động viên và thường cho nhân viên nếu họ làm tốt. Điều này sẽ giúp khích lệ tinh thần nhân viên; giúp họ cảm thấy yêu công việc họ đang làm; từ đó tâm huyết với quán của bạn hơn.
4. Quản lý nguồn nguyên liệu
Nguyên vật liệu là một trong những khoản chiếm phần lớn chi phí khi kinh doanh quán cafe. Và nếu không nhập đủ nguyên liệu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cũng như số lượng đồ ra phục vụ khách. Ngược lại, nếu nhập thừa những nguyên liệu sẽ phải tốn nhiều công sức bảo quản; nếu không dùng hết trong thời hạn sử dụng thì sẽ rất lãng phí.
Ngoài việc quả lý nguồn nguyên liệu về; bạn còn phải quản lý việc nhân viên pha chế sử dụng nguyên liệu. Bạn nên lên công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước. Vì nếu không có công thức chuẩn; sẽ rất khó đảm bảo nhân viên pha chế sẽ sử dụng đúng nguyên liệu. Hơn nữa chất lượng đồ uống cũng sẽ không đồng đều.
5. Quảng cáo để khách hàng luôn nhớ đến bạn
Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ 4.0 thì việc quảng cáo thương hiệu là yếu tố gần như bắt buộc để khách hàng biết đến bạn nhanh và nhiều hơn. Bạn có thể quản cáo quán của mình qua mạng xã hội như facebook; instagram, tiktok hay báo điện tử,… Thông qua quản cáo thì sẽ dễ gợi nhớ và kích thích sự tò mò; thu hút thêm nhiều khách hàng mới đến với quán của bạn hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể hợp tác với bên thứ 3 như các ứng dụng đặt đồ ăn Foody, Beamin, Now,… để có thể mở rộng quy mô kinh doanh của mình; dễ đẩy các chương trình khuyến mãi và dễ tiếp cận với nhiều tệp khách hàng hơn.
Artani Design là đơn vị chuyên tư vấn thiết kế những quán cafe với nhiều phong cách khác nhau. Với nhiều năm kinh nghiệm phục vụ những đối tác lớn trên khắp cả nước, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tốt nhất. Để được tư vấn và báo giá thiết kế quán cafe; khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Atranidesign.com để được tư vấn nhé!
